【インターンシップ欠席】メールと電話での正しい連絡方法とは？注意点3つも紹介

• コロナなどの体調不良でインターンシップに行けなくなった！
• どのように連絡したら失礼がないだろうか？
• コロナになっていまい、インターンシップを欠席したい

このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか？

インターンシップに行けなくなってしまった場合、必ず欠席の連絡を入れなければなりません。

しかし、普段書き慣れないビジネスメールを送るのは難しいですよね。

そこで今回は、インターンシップを欠席する場合のメールの送り方と、電話での伝え方について、例文とともに紹介します。

この記事を読めば、失礼なく欠席の連絡を送れるようになりますよ！

インターンシップの欠席連絡はメールと電話どちらですべき？

そもそも、欠席の連絡はメールと電話、どちらでするのが良いのでしょうか。

基本的に、送る側としては心理的負担が小さく、また、企業の担当者としても後から内容を確認できるため、メールの方が好都合です。

とはいえ、メールでは担当者が確認したかがわからないため、折り返しのメールが直前まで送られてこないようであれば、念のため確認の電話をしたほうが良いでしょう。

緊急の連絡となった場合（前日や当日）であれば、メールよりも電話で連絡するようにしましょう。

電話の方が確実に用件を伝えられますし、誠意をもたせた連絡をすることが可能だからです。

インターンシップの欠席メールの例文と電話での伝え方

以下からは、インターンを欠席するメールの具体的な例文を2つと、電話で連絡する場合のトークスクリプトを紹介します。

こうした連絡のメールや電話でのやりとりは、実はある程度フォーマットが決まっているので、少し加筆修正すればすぐに応用することができます。

欠席する理由に合わせて、もっとも似ている例文を修正して送れば、失礼のないよう伝えることができますよ！

• 大学の授業がある場合
• 理由を付さない場合
• 電話で連絡する場合

順に解説します。

大学の授業がある場合

このように、欠席の理由をしっかりと述べることで、誠実な印象を与えることができます。

また、欠席の理由を述べるだけではなく、欠席することに対する謝意と、インターンへ招待されたことに対する感謝もきちんと述べることで、より良いイメージを残せます。

理由を提示しても問題なさそうな場合には、このような内容のメールを送ると良いでしょう。

理由を伝えない場合

欠席の連絡をする場合には理由を明示するほうがベターですが、このように理由を述べない伝え方もあります。

「一身上の都合により」という文句はインターンだけではなく、社会人となるとさまざまな局面で使われるため、今のうちから使い慣れておくと良いかもしれません。

電話で連絡する場合

連絡が直前となってしまった場合などに電話で伝える場合には、このように伝えるようにしましょう。

電話での声の調子は思っているよりも相手に伝わるため、電話をする際には必ず姿勢を正し、しっかりと謝罪の気持ちをもって話すようにしてください。

以下の記事では、インターンシップ時のメールを例文を用いて解説しているので参考にしてみて下さい。

インターンシップの欠席連絡をする際の注意点3つ

ここまでは、欠席メールの具体的な例文と、電話でのトークスクリプトを紹介しました。

以下からは、欠席の連絡をする上で注意すべきポイントを３つ紹介します。

これらの最低限のマナーを抑え、失礼のない連絡をするようにしましょう！

順に解説します。

できるだけ速やかに連絡する

何より、欠席の連絡はできるだけ早めに伝えるようにしましょう。

欠席すること自体は、決して必ずしも悪いというわけではありません。

インターンシップを欠席する学生は一定数いるため、企業側としても欠席者が出た場合の対応はしてあります。

とはいえ、少なからず企業側に迷惑をかけてしまうことには変わりはなく、連絡が遅くなってしまうと負担が増えてしまうおそれがあります。

そのため、欠席が決まった場合は速やかに連絡し、少しでも企業側にかける迷惑を軽減できるように心がけましょう。

理由をしっかりと伝える

欠席の連絡をする場合には、できる限り欠席の理由をきちんと伝えるようにしましょう。

理由を伝えるということは、誠意を見せることでもあります。

とはいえ、「他社の選考を優先する」などの理由の提示は、場合によっては印象を悪くしてしまうおそれがあるため、理由の内容によっては記載を控えましょう。

無断欠席だけは絶対にしない

当然ですが、無断欠席だけは絶対にしないようにしましょう。

先ほども述べましたが、インターンシップは企業側が時間とお金を割いて実施するものです。

また、人気のものであれば、インターンシップ自体にも選考がある場合もあります。

事前に欠席の連絡があれば、前もって他の学生を参加させる等の対応策を取ることができますが、無断欠席をされてしまうと対処の仕様がありません。

さらに、無断欠席によって学生個人だけでなく、所属する学校のイメージまでをも下げてしまうおそれもあります。

そのため、どれほど直前になってしまったとしても、少なくとも電話での連絡は必ずするようにしてください。

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インターンシップのキャンセルが選考に影響すると回答した企業は8割！

引用：リクルート

インターンシップに関するキャンセルは選考に影響すると回答した企業は約8割になります。

インターンシップに関するイベントでの不用意なキャンセルは極力さけるようにするのがベターです。

また、企業は学生の連絡の嘘を見抜いています。

体調不良等でも体調管理が出来ていないというイメージにもつながりますので、イベントは厳選して万全の準備で取り組むようにしましょう！

まとめ

今回は、インターンシップを欠席する場合のメールの送り方と、電話でのトークスクリプトについて紹介しました。

欠席の理由は人それぞれだと思いますが、今回紹介した例文やマナーを抑え、失礼のないように必ず連絡をするようにしましょう。

この記事が少しでもそのお役に立てたら幸いです。